Podpora týmové spolupráce (groupware a e-mail)

Elektronická pošta je tu s námi už čtyřicet let, první e-mail byl odeslán koncem roku 1971. Dnes je e-mail jedním z nejpoužívanějších a nejdůležitějších komunikačních prostředků a společně s tzv. groupwarovými nástroji nám nabízí daleko víc než jen pouhé posílání zpráv.

Funkce a vlastnosti

  • Elektronická pošta (e-mail)
  • Kalendář
  • Kontakty

Elektronická pošta

Přečtěte si také: proč používat e-mailové adresy ve své vlastní doméně.

Přístup odkudkoli

Ke své poště, kalendářům a kontaktům budete mít pohodlný přístup ze svého desktopu pomocí programu Mozilla Thunderbid případně jiné oblíbené aplikace:

Thunderbird – e-mail Kontact, KMail – e-mail Evolution – e-mail

Pokud nemáte zrovna po ruce svůj klientský program, stačí vám pro přístup k systému běžný webový prohlížeč – i tak máte k dispozici pohodlné prostředí, kde funguje např. pravé tlačítko myši nebo ověřování elektronického podpisu:

Webmail (SOGo) Webmail (SOGo) elektronický podpis – v pořádku elektronický podpis – podvrh

Méně nároční uživatelé mohou použít jednoduché webové rozhraní RoundCube:

roundcube – vlákna roundcube – dkim roundcube – změna hesla

Patříte-li k lidem, kteří chtějí být pořád v kontaktu, potěší vás e-mail, kalendář a kontakty v mobilu:

E-mail v mobilu – složky E-mail v mobilu – zprávy E-mail v mobilu – zpráva

Sdílené složky

Poštovní schránky/složky můžou být i sdílené – např. pro tým pracující na určitém projektu nebo společná složka, kam budete vyvěšovat interní směrnice. Zprávy pak není potřeba přeposílat ostatním, což šetří čas i místo na disku. Každá taková složka má nastavené tzv. ACL, které určuje oprávnění jednotlivých uživatelů a skupin (čtení, zápis, přidávání, mazání atd.).

Automatické odpovědi

Chystáte se na dovolenou a nebudete teď nějaký čas číst poštu? Nastavte si systém tak, aby posílal automatickou odpověď na vaše zprávy, kde upozorníte odesílatele, že teď si jeho poštu nepřečtete, a kdo vás zastupuje.

Také svoji poštu můžete přesměrovat na jinou adresu, nebo na adresu svého zástupce. Nemusíte přeposílat všechny zprávy, ale třeba jen ty, týkající se jednoho obchodního případu – ostatní a soukromá korespondence se pak přeposílat nebude.

Filtrování a třídění zpráv

Automatické filtry nám pomůžou efektivně zvládnout velké objemy příchozí pošty. Filtry za nás na základě stanovených pravidel roztřídí zprávy do složek, označí nebo odešle jinam. Zprávy také můžeme nasměrovat do programu/skriptu, který je zpracuje (načte jejich obsah a následně provede nějakou akci, např. uloží hodnoty z e-mailu do databáze).

e-mailové filtry – Roundcube e-mailové filtry – SOGo e-mailové filtry – Thunderbird

Filtrování probíhá na serveru, takže je jedno, na jakém počítači nebo jakým programem zrovna poštu čteme. Některé e-maily tak nemusíme vůbec stahovat, což oceníme např. při pomalém mobilním připojení.

Správce systému může nastavit globální filtrovací pravidla, která platí pro všechny uživatele. Např. pro třídění označeného spamu do zvláštní složky, řazení doručenek do odeslané pošty, nebo označování některých zpráv příznakem „důležité“ – např. zprávy od vedoucího s vysokou prioritou se budou uživatelům zobrazovat červeně.

Obrana proti nevyžádané poště (spamu) a virům

Spam je velice otravná záležitost, známe to všichni. Ruční třídění je náročné a zdlouhavé, a tak je lepší, když za nás většinu nevyžádané pošty odmítne technika. Bohužel 100% řešení neexistuje – vždy se jedná o hledání rovnováhy mezi odmítnutím většiny spamu a minimem planých poplachů (odmítnuté nebo dokonce zahozené legitimní e-maily).

Máme k dispozici řadu technologií a postupů, které nám s tím pomohou:

  • Černé listiny (blacklisting). Odmítneme přijímat poštu z vyjmenovaných IP adres nebo domén.
  • Bílé listiny (whitelisting). Z důvěryhodných domén nebo IP adres přijímáme poštu vždy (vyhneme se tak falešným poplachům).
  • Šedé listiny (greylisting). Jedna z nejúčinnějších metod v současnosti. Její nevýhodou ale je zpožďování e-mailů z domén/adres, se kterými jsme ještě nekomunikovali.
  • Analýza obsahu zpráv a e-mailových hlaviček. Polointeligentní systém se schopností učení se.
  • Antivirová kontrola. Část spamu obsahuje zavirované přílohy – díky antiviru tak nejen ochráníme uživatele před škodlivým kódem, ale také snížíme množství spamu v jejich schránce.
  • Sender Policy Framework (SPF), DomainKeys Identified Mail (DKIM) a Author Domain Signing Practices (ADSP). Více o těchto technologiích se můžete dozvědět v mých článcích, které vyšly na serveru AbcLinuxu.cz:

Po konzultaci a vyhodnocení vašich potřeb vybereme optimální řešení přímo pro vás. Obvykle se volí kombinace několika technik.

Důležitá je i prevence – spameři často získávají e-mailové adresy obětí tím, že procházejí webové stránky. Proto je dobré na webu e-maily neuvádět, nebo je uvádět ve tvaru, který roboti nedokážou snadno načíst (přesto to může být odkaz, na který lze kliknout).

Systém také umožňuje vytváření tzv. aliasů – jeden uživatel tak může mít více adres. Kromě té hlavní může mít různé dočasné, použitelné např. pro registrace nebo pro komunikaci se subjekty, od kterých hrozí spamování. Dočasnou (jednoúčelovou) adresu pak můžeme zrušit a okamžitě se zbavíme spamu.

Kalendář a úkoly

Svůj čas si můžete plánovat pomocí vestavěného kalendáře. K němu opět máte přístup jak z webového rozhraní, tak z klientských programů typu Thunderbird nebo KMail nebo z mobilního telefonu.

groupware – thunderbird groupware – web groupware – kontact (KDE)

Kalendáře je možné sdílet s ostatními uživateli a nastavovat jim práva (např. vedoucí může ostatním vytvářet události v kalendáři a kolegové se můžou jen dívat). Také lze kalendář zveřejnit na vašich webových stránkách.

Kontakty

Osobní adresáře

Každý uživatel má jeden nebo více (např. pracovní a osobní) adresářů, kam si ukládá své kontakty. Adresář je uložen na serveru a máte k němu přístup jak přes webové rozhraní, tak přes desktopové programy, jako Thunderbird nebo Kontact:

Thunderbird – adresář SOGo – adresář Kontact – adresář Android – adresář

Adresář se bude synchronizovat i s vaším mobilním telefonem.

Sdílení

Podobně jako e-mailové schránky a kalendáře lze sdílet i adresáře. Můžete tak nastavit sdílené adresáře pro jednotlivé organizační složky a řídit přístupová práva (kdo může vytvářet, číst, upravovat nebo mazat jednotlivé položky).

Globální adresář (GAL)

Vedle uživatelských adresářů máme ještě jeden adresář společný pro celou firmu – automaticky jsou v něm všichni uživatelé. Při psaní nové zprávy stačí zadat pár znaků jména nebo adresy příjemce a systém nabídne možné příjemce podle globálního adresáře.

GAL – globální adresář  – napovídání příjemců GAL – globální adresář

Globální adresář nemusí obsahoval jen vaše uživatele – lze nakonfigurovat i GAL, který zpřístupní např. adresy zákazníků z vašeho CRM systému nebo třeba registrované uživatele z vašeho webu.

Technické řešení

Dodávané řešení je postavené výhradně na svobodném softwaru a otevřených standardech a protokolech. Systém je modulární a díky standardizovaným rozhraním lze jednotlivé komponenty vyměňovat a vybrat si vždy ty nejlepší. Nejedná se o monolitický proprietární systém, který by vytvářel závislost na jediném dodavateli. Za použitý software není potřeba platit licenční poplatky a může s ním pracovat libovolný počet uživatelů neomezeně dlouhou dobu.

Uspořádání komponent v systému

Uživatel přijde do styku s horní vrstvou – desktopovými programy (Thunderbird, Kontact…) a webovým rozhraním (SOGo případně RoundCube).

architektura – schéma

Systém nepotřebuje k běhu vyhrazený fyzický stroj – běží dobře i ve virtuálním prostředí.

Použité protokoly a formáty

  • SMTP – pro odchozí poštu a komunikaci s ostatními poštovními servery
  • IMAP4 – pro přístup k e-mailové schránce – čtení pošty
  • POP3 – volitelně, většinou není potřeba – čtení pošty
  • Sieve – jazyk a protokol pro filtrování a třídění zpráv
  • CalDAV – protokol pro přístup ke kalendáři
  • iCalendar – formát pro kalendářová data

Veškerá komunikace je šifrovaná (SSL/TLS) a chráněná certifikátem od důvěryhdné CA, systém je proto vhodný nejen pro použití uvnitř firemní sítě, ale i pro práci z domova nebo na cestách.

Jednoduchá správa

Možná máte obavy, že vaši administrátoři budou muset systém pracně konfigurovat, obcházet jednotlivé uživatele a nastavovat jim poštu, kalendáře, kontakty… ale není tomu tak.

Uživatelům přistupujícím k systému přes webové rozhraní samozřejmě stačí znát jen e-mailovou adresu a heslo. A nastavení plnohodnotného desktopového klienta je stejně snadné.

Uživatel při jeho prvním spuštění zadává:

  • jméno a příjmení
  • e-mailovou adresu
  • heslo

nic víc není potřeba – žádné zadávání SMTP, IMAP4, POP3… serverů, jejichž názvy si nikdo nepamatuje, portů nebo šifrovacích schémat. Pro aktivaci kalendáře a kontaktů stačí, když si uživatel z vašeho webu stáhne integrační doplněk pro desktopového klienta.

Nastavení Thunderbirdu

Od té doby je navíc desktopový klient napojený na váš aktualizační server, kde může váš administrátor definovat, jaké další doplňky nebo témata vzhledu se mají uživatelům instalovat. Můžete tak snadno rozšiřovat funkcionalitu programu na desktopech uživatelů.

Související služby

Jako doplněk k výše uvedenému systému můžeme nasadit i následující řešení:

  • HelpDesk – systém, který vám umožní udržet pořádek v požadavcích vašich uživatelů nebo zákazníků. Typicky se používá pro technickou podporu.
  • IM – systém pro okamžitou komunikaci (chat), který lze použít nejen pro vnitrofiremní komunikaci, ale díky otevřenému protokolu (Jabber/XMPP) i pro komunikaci s ostatními. Potenciální zákazníci můžou např. oslovit vaše prodejce přímo z vašich webových stránek.
  • E-mailové konference – pro komunikaci ve skupinách. Lze použít i pro rozesílání e-mailových zpravodajů zákazníkům.
  • NNTP rozhraní k libovolnému systému (např. k diskusnímu fóru nebo nějaké vaší interní databázi), případně klasický NNTP server.
  • LDAP a integrace – informace o uživatelských účtech nemusí být uložena v relační databázi (SQL), ale může se použít LDAP databáze, případně lze provést integraci s jiným systémem, ve kterém evidujete uživatele.
  • Verzovací systém – pro efektivní práci více uživatelů nad jednou množinou souborů. Je možné se vracet zpět ke starším verzím, sledovat, kdo provedl jaké úpravy, slučovat změny provedené více uživateli nebo např. sdílet data přes Internet.

Co teď?

Doufám, že vás moje nabídka zaujala. Jistě máte nějaké dotazy nebo si chcete popisované řešení vyzkoušet naživo. V tom případě mi napište a já vám pošlu přístupové údaje k ukázkové instalaci systému – budete si moci zdarma vše vyzkoušet. Rád se s vámi sejdu a promluvíme si o optimálním řešení.

© 2017 František Kučera